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Constitution – Estatutos

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CONSTITUTION OF THE BURGHER CULTURAL UNION – BATTICALOA

 

  1. TITLE :

The Union shall be called THE CATHOLIC BURGHER UNION – BATTICALOA, and shall have St. Antony of Padua as its Patron Saint.

 

The Patron of the BCU is to be the Bishop of the Batticaloa Diocese Rt. Rev. Dr. Joseph Ponniah.

  1. OFFICE :

All business of the Union shall be conducted at its Office situated at the Burgher Cultural Union Hall, 31, St. Sebastian’s Street, Batticaloa.

 

  1. OBJECTS : The aims and objects of the Union shall be :-
  2. To promote a progressive Burgher Community.
  3. To foster and maintain the best traditions of the Community.
  4. To foster the religious and economic welfare of the members.
  5. To render in a prudent and charitable manner moral and material assistance to the members and their sole dependents.
  6. To promote the education of the children of the Community.
  7. To safeguard the social and cultural interests of the Community.
  8. To aid sports and recreational activities of the members.
  9. To defend the Community where necessary against any religious, cultural, economic and social injustice.
  10. To satisfy any other needs of the members as decided upon by the General Body.

 

  1. MEMBERSHIP :
    1. All Burghers, males and females, married or single, above the age of 18 years shall be eligible for membership. In the case of mixed marriages, only the spouse, male, belonging to the Burgher community shall be eligible for membership. Children of mixed parentage above the age of 18 years shall be eligible for membership only if the father is from the Burgher Community.
    2. No outsider to the community is eligible to be member of this Union.
    3. Burgher widows married to non Burghers are not entitled to be a member.
    4. Only Roman Catholic Burghers have voting rights at meetings. Non Catholics will have membership and will be able to express their opinions.
    5. In case of mixed marriage, if the male (groom)is a non Burgher, the Music group will not go to play the cultural Music.
    6. In case of mixed marriage, if the male (groom) is a Burgher and the Bride is a non Burgher, she could dance the traditional dance, but not her family members or any other non Burghers. The Music group could attend the Wedding.
    7. Any Burgher who needs the Music group should fill the application which is available with the Presidents of each respective areas and follow the guidelines mentioned in the application which is“You are submitting this application knowing that any other community members except the Burghers cannot dance in any function with the music that is particularly portrays the Burgher Culture. If you breach this rule, the Music group has the right to walk out of the function at anytime without notice and cannot be held responsible, and the payment will not be re-funded. Females should wear a gown/dress or skirt and blouse and the males should wear suit with coat, tie and shoe for the dance.”

 

  1. SUBSCRIPTION :

Every person seeking membership shall do so in writing to the Committee of Management, who have the discretion to reject any application. Persons seeking membership shall be called upon to pay an enrollment fee of Rs.100/- whereas the widows shall be called upon to pay and enrollment of fee of Rs.50/-.

 

No member shall be in arrears of subscription for more than six months consecutively, except with the approval of the General Committee.

 

A member who is in default of payment of six months subscription will be treated as having forfeited his membership, unless an application is made for restoration of the membership, paying all arrears of subscription due to the Union.

 

A member of this Union shall not be a member of any other Association or Society whose aims and objectives are in conflict with the aims and objectives of this Union, except under Rule 09.

 

  1. FUNDS :

The funds of the Union shall be deposited in the name of the Union in a Bank as may be decided by the General Committee and withdrawals on this account shall be on cheques signed by any two of the following Office Bearers.

 

The President OR the Gen. Vice-President in the absence of the President.

The Treasurer OR the Asst. Treasurer in the absence of the Treasurer.

The Treasurer shall be empowered to have with him at all times as Petty Cash a sum not exceeding Rs.5000/-.

Expenditure from this Account shall be with the approval of the Committee of Management.

 

  1. UNION :
  2. The General Committee of the Union shall be constituted as follows :
  3. A President.
  4. A Vice President.
  5. A Secretary.
  6. An Asst. Secretary.
  7. A Treasurer.
  8. An Asst. Treasurer.
  9. Chair – News Editor.
  10. Chair – Culture
  11. Chair – Education
  12. Chair – Membership
  13. Chair – Sports and Recreation
  14. Chair – Welfare
  15. Chair – Audit
  16. A maximum of three members from each of the allocated areas, viz: Area President, Area Secretary and Area Treasurer.
  17. A Spiritual Director (A Burgher Priest Preferably residing in Batticaloa shall be the Spiritual Director of the Union)

 

  1. GENERAL COMMITTEE :
  2. The management or the union shall be vested in the hands of General committee, only elected by the General Body at the Annual General Meeting.

 

  1. The General Committee shall meet at least once in two months to discuss matters relating to the Union.

 

 

  1. STANDING ORDERS :
  2. The Union or the General Committee may elect committees for specific purposes. It shall have the power to co-opt any qualified person from outside the Union to the General committee if the need so arises, until such purpose is served.

 

  1. The General committee may appoint special committees for specific purposes. Such special committees shall have its own secretary appointed by the General committee. A member outside the General committee can be a member of the special committee until the purpose is served.

 

  1. Any amount of area committees shall be set up area vise, with an Area president, An Area Secretary and an Area Treasurer and other positions of Chairs to be elected at the Area Committee Meeting in the respective areas, and will be members of the General Committee. Subsequently, Area Committee Members may be appointed by these Area Office Bearers in consultation with their members in their respective areas, the numbers to suit the needs of the time and the areas, and with a fair representation from each individual from the areas. Each Area Committee should have at least one female as its member.

The Areas Allocated are;

 

  • Puliyanthivu, Puliyadikudah, Koddaimunai, Thandavanvely areas.
  • Dutch Bar Area.
  • Sinna Uppodai, Periya Uppodai Areas.
  • Koolavady, Mamangam, Karuvappankerny Areas.
  • Valaichenai, Eravur, Akkaraipattu, Kalmunai Areas.

 

  1. Include area committees such as Panichchaiyadi, Thannamunai, Eravur, Akkaraipattu, Kalmunai, Iruthayapuram, Karaitivu, Thannamunai, Trincomalee and include any other new committees with the voting of 2/3 of the Executive committee. (Executive committee includes: President, Vice President, Secretary, Assistant Secretary, Treasurer, Assistant Treasurer, Subcommittee leaders: Education, Culture, Finance, Membership, Welfare & Sports and Recreation) All subscriptions and any other funds authorized and collected on behalf of the Union shall be deposited with the General Treasurer promptly and receipts obtained by the Area Treasurer.

 

  1. General fund allocations from the Burgher Union can then be made to these Area Committees in a direct proportion to the membership strength of each area. The Treasurer of each area being responsible to submit a monthly statement of accounts to the General Committee. If these amounts are unsatisfactory or not submitted regularly to the General Committee, the General Committee shall have the power to suspend the further funding of the defaulting area committees until the next GM to be held.

 

  1. POWERS AND DUTIES OF OFFICE BEARERS :

PRESIDENT:

There will be total of 10 meetings including both the General Committee meetings (7) and additional 3 meetings district wise. It is the duty of the President to attend all 10 meetings along with the other Board members.

The Key responsibility of the President is to chair the meetings and facilitate the meetings in a peaceful manner and to make decisions for the Burgher Union’s favour and bring benefit to the organization.

It is the duty of the President to make sure the decisions made at the General Committee meetings and at the Board Meetings are implemented in timely manner and to coordinate with the Secretary who will be in charge of the Office and the Staff.

President also should make sure the timely transactions are done for the effective function of the BCU.

When there are special meetings called it is the duty of the President to Chair the meetings and to coordinate with the Secretary to make sure the Board members and other relevant office bearers attend the meetings.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

VICE PRESIDENT:  (Batticaloa):

He will be in charge of the Project Team  which will be formed soon after the AGM. This Project group will be in charge of designing projects and evaluation of the ongoing and new projects.

Vice President also has the responsibility of working together with the Chair- Membership to build on relationship with non members of the BCU and to bring them into the society in the Batticaloa District.

The Vice President also will be helpful to the President during the Board and the General Committee Meetings to come to effective decisions.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

When President is not present at meetings, it is the duty of the Vice President to chair the meeting.

Vice President (Ampara)

He will be incharge of Chairing the meetings in his district. Identify the problems and address those in the General Committee Meetings. Encourage the membership Chair and the Asst. Secretary of the Ampara district to make new memberships and to organize meetings in the district to make the Burghers familiar to the BCU and its functions. He will also be responsible in helping the membership chair and the Asst. Secretary to form new area committees where it deems necessary and to strengthen the Area committees and encourage the functions of the Area Committees.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

When President is not present at meetings, it is the duty of the Vice President to chair the meeting.

Vice President (Trincomalee)

He will be incharge of Chairing the meetings in his district. Identify the problems and address those in the General Committee Meetings. Encourage the membership Chair and the Asst. Secretary of the Trincomalee district to make new memberships and to organize meetings in the district to make the Burghers familiar to the BCU and its functions. He will also be responsible in helping the membership chair and the Asst. Secretary to form new area committees where it deems necessary and to strengthen the Area committees and encourage the functions of the Area Committees.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

When President is not present at meetings, it is the duty of the Vice President to chair the meeting.

SECRETARY:

The responsibility of the Secretary is to read the minutes of the meetings and get the approval of the office bearers at the Board and the General Committee Meetings. He will also be the coordinator between the General Secretary who will run the office and the the General Committee. His duty is to coordinate with the General Secretary and the General Committee members. He will talk on behalf of the office to the General committee and he will be responsible to the staff in the office. His duty is to check the effective and timely work of the staff and to see if the decisions taken at the meetings are implemented by the office and the staff at work.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

Asst. Secretary (Batticaloa):

His main responsibility is to coordinate with the existing donors and to bring in new donors to the BCU. He is expected to maintain close relationship with the donors and effective communication between the donors, Secretary and the General Secretary.  He will also be expected to work closely with the new project team and make sure the donors are receiving the expected outcome on time.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

When Secretary is not present at meetings, it is the duty of the Asst. Secretary to carry out Secretary’s duties.

Asst. Secretary (Ampara)

His main duty will be to work closely with the Vice President of the Ampara District and the Chair of membership to organise meetings in the district, make new memberships and to make sure the effective function of the committees in his district. As he will be based in his area, his responsibility will be also to identify non members of the BCU and to communicate with them to explain the functions of the BUC together with the Membership Chair.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

When Secretary is not present at meetings, it is the duty of the Asst. Secretary to carry out Secretary’s duties

Asst. Secretary (Trincomalee)

His main duty will be to work closely with the Vice President of the Trincomalee District and the Chair of membership to organise meetings in the district, make new memberships and to make sure the effective function of the committees in his district. As he will be based in his area, his responsibility will be also to identify non members of the BCU and to communicate with them to explain the functions of the BUC together with the Membership Chair.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

When Secretary is not present at meetings, it is the duty of the Asst. Secretary to carry out Secretary’s duties

Treasurer:

He will be in charge of the finance and matters related to it. His responsibility is to maintain the accounts with the help of the Asst. Treasurer and the Staff at the office. He should also communicate with the Secretary on all payment related matters including the payment for the staff.

He should make sure that the donors get the accounts in time.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

His responsibility is to make sure the financial transactions are done in timely manner.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

Asst. Treasurer (Batticaloa):

His main responsibility is to assist the Treasurer and the office staff for the effective function of the office regarding the financial matters. In case of absence of the Treasurer he will be fulfilling the duties of the Treasurer.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

When Treasurer is not present at meetings, it is the duty of the Asst. Treasurer to carry out Treasurer’s duties.

 

Asst. Treasurer (Ampara):

His main responsibility is to communicate with the Treasurer and the Area Committees in all matters related to finance and provide necessary assistance.

Participate in all meetings that are organised in the Ampara District and General Committee meetings at the BCU.

When Treasurer is not present at meetings, it is the duty of the Asst. Treasurer to carry out Treasurer’s duties.

Asst. Treasurer (Trincomalee):

His main responsibility is to communicate with the Treasurer and the Area Committees in all matters related to finance and provide necessary assistance.

Participate in all meetings that are organised in the Ampara District and General Committee meetings at the BCU.

When Treasurer is not present at meetings, it is the duty of the Asst. Treasurer to carry out Treasurer’s duties.

News Editor

His main duty is to gather information from all the Office Bearers, Area Committee Leaders and the beneficiaries of the BCU and to publish them in the newsletter in the month of May and December. He can get the support of the office staff for information gathering and compiling. His main task will be to coordinate between everyone who can provide information.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

Education Committee (Leader)

His main duty will be to work on the existing education programme. He will also be responsible for the monitoring and Evaluation committee in his area of work. He will be responsible for communicating between the Secretary and the beneficiaries. He should provide timely report to the Secretary and the Asst. Secretary. All emails from him should be copied to all the Board members.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

Auditor (Leader)

He will be responsible for creating procedures and the regulations for any financial functions of the BUC. He will make use of these tools for auditing. These new procedures and regulations should be put in writing and presented at the General Committee meeting for approval before the month of February 2015. He will be in charge of auditing internally.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

Culture Committee (Leader):

He will be in charge of preserving the culture and the traditions of the Burghers. The Music groups in particular are under his responsibility. He will have to coordinate with both music groups and their effective function together with the BCU. Procedures set for the Music groups are should be implemented and authorization for anything related to culture and tradition needs the prior approval of the Culture – Chair.

1.Portuguese language classes in all areas

2.Forming Music groups in all the areas and providing music lessons

3.Training on Funeral prayer for all the areas

4.Providing dance lessons in all the areas.

5.Matrimonial service and data collection for the same

All these above come under the purview of the Chair Culture. His responsibility is to make the system work and also to think creatively and innovatively to create more systems that will benefit the Burghers.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

Welfare Committee (Leader):

His duty is to look after the welfare of the Burghers.

1.He has to work on gathering data on “Funeral Welfare Fund” and to make a system to  work.

  1. Gather data on unemployed youth and to facilitate a work shop for them regularly and to find job opportunities among the contacts.
  2. Should think creatively and innovative and bring some system in place that could bring benefit to the Burghers.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

Membeship (Leader):

His task is to work with all the existing area committees and to encourage them to bring in all the Burghers as members o f the BCU. He should also create area committees wherever there is no area committees where there is Burghers living. He has to regularly visit different areas and create relationship and talk about the functions of the Burgher Union.

The Office Bearers should report about the progress in their respective areas in the General Committee meetings.

Sports and Recreation (Leader):

His task will be to form and guide sports clubs and recreational activities to represent the BCU and to assign anyone to assist him if required, with the permission of the General Committee.

  1. MEETINGS :

The Annual General Meeting:  The A.G.M of the Union shall ordinarily be held each year, preferably in the month decided upon by the General Committee. The agenda will be in the following order.

Reading of the Minutes of the last A.G.M. Confirmation of same.

Discuss matters arising from the minutes.

Secretary’s Report.

Treasurer’s audited Statement of Accounts.

Acceptance of the accounts by the General Body.

Presentation of list of belongings of the Union.

President’s Address.

Election of Pre-tem Chairman.

Election of new office bearers, committee members.

Auditors etc.

Resolutions and any other business.

The audited statement of Accounts shall be circulated among the members before the A.G.M along with the notice calling for the meeting.

Special General Meeting: A special General meeting shall be convened on the direction of the president or on the written application of not less than one third of the total members of the Union, specifying the business for consideration at the said meeting.

Emergency Meeting: The President or in his absence the General Vice-President is empowered to convene an Emergency, General or Committee Meeting within 72 hours.

As far as possible all Meetings of Burgher Union shall be conducted in the Portuguese/English Languages.

  1. NOTICE OF MEETINGS :

At least two week’s notice shall be given of General Meetings and at least one week’s notice for Meeting of the Committee.

  1. RESOLUTION :

At least one week’s notice should given to the Secretary of any resolution that is to be brought up before a General Meeting or five day’s notice of any resolution to be brought up before the Committee Meeting.

  1. QUORUM :

The Quorum for any General Meeting shall be fifty or one third of the total members, plus 3 office Bearers, and the Quorum for a Meeting of the General Committee shall be nine including 3 office Bearers.

  1. REMOVAL OF OFFICE BEARERS :

No office Bearer shall be removed from office, except at a General Committee specially convened for the purpose.

  1. CESSATION OF OFFICE :
  2. Any office Bearer or elected member of the General Committee and Area Committee, who fails, without prior notice to the Secretary, to attend any 3 consecutive Meetings of the Committee shall if so facto, cease to be a member of the Committee and shall not be eligible for re-election in that year to which he/she ceased to be a member of the General Committee/Area Committee.
  3. In the event of the cessation of office under Rule 17 (a) or by death, resignation or expulsion, the resulting vacancy shall be filled by the General Committee from among the roll of members, after obtaining their written consent. Members so elected shall continue in office until their successors are elected at the next A.G.M.
  4. A member who has not been the member of the area committee shall not be eligible to be a member of the general committee.
    1. All the existing area committees should hold AGM before the end of February each year inviting all the General committee members.
    2. Every month the Area committees should hold monthly meeting and submit minutes of the meeting to the Secretary of the Burgher Union with the attendance signed by the participants.
  • Area representatives participating in the Monthly Burgher Union meetings should carry the copy of the minutes of the Burgher Union and share the information with the members of the area committee.
  1. Submission of the nomination forms to the General Committee will be rejected if a member has not participated in 9 meetings conducted by the area committee.
  2. If a member is not participating in the area committee meetings held in the areas, Burgher Union will not help in any circumstances when need arises to the member.
  3. Area representatives also should share all the information discussed in the area committee meeting to the General committee during the monthly meeting.
  • Data of all the members of the Burgher union should be submitted to the Burgher Union before the end of February each year by the area leaders.
  • Dates of each area committee meetings should be informed to the President of the Burgher Union with one week prior notice.
  1. General committee members should visit all the area committees and will meet all the members from all the zonal areas present at the area committee meeting.
  1. LAWS OF THE CHURCH :

The decision of the spiritual Director shall be final in all matters pertaining to the Laws of the Church.

  1. CHANGING OVER OF COMMITTEE :

The outgoing Secretary and Treasurer shall hand over all documents and monies and books of the Union within two weeks of the A.G.M. to their successors in Office. Legal action can be taken against these office bearers if they fail to hand over documents and finances of the Union.

  1. READERS AT FUNERALS :

Readers may be appointed at General Meetings for the purpose of reading prayers at funerals of members and their dependents.

 

I

  1. ALTERATION OF RULES AND INTERPRETATION :

In the event of any question arising and not provided for in the constitution or regarding the interpretation of these rules, the decision of the General Body shall be final. Rules of this Union shall be altered or amended only at a General Meeting of this Union, by a two third majority of those present. All members shall be personally present and vote.

 

  1. MATTERS NOT PROVIDED FOR :

All matters not provided for in these Rules shall be temporarily dealt with by the General Committee pending the decision of the Union at its next General Meeting.

 

  1. BURGHER PRIESTS AND NUNS :

Rev. Fathers, Rev. Brothers and Nuns from the Burgher Community would be treated as honorary members of the Burgher Union. They shall be entitled to vote at the Annual General Meeting or Special General Meeting.

 

The above Constitution was adopted at the Special General Meeting held on 26th February 1989 and the last amendment was made in 18 January 2015 at the AGM.

 

 

 

Mr. Bonny Justin Vincent                                                                             Earl Barthelot

 

 

 

 

Estatutos

ESTATUTOS DA UNIÃO CULTURAL BURGHER DE BATTICALOA 

  1. NOME

A associação deverá chamar-se UNIÃO CATÓLICA BURGHER e terá Santo António de Pádua como santo padroeiro.

O Patrono da UCB será o Bispo de Diocese de Batticaloa, o Reverendo Dr. Joseph Ponniah.

  1. SEDE

Todos os assuntos da UCB deverão ser tratados na sua sede, na St. Sebastian’s Street, 31, em Batticaloa.

 

  1. OBJECTO

As finalidades e os objectivos serão:

 

  1. Promover o progresso da comunidade.
  2. Promover e manter as melhores tradições da comunidade.
  3. Promover o bem-estar económico e espiritual dos seus membros.
  4. Contribuir, de forma justa e caridosa, com assistência moral e material aos membros e aos seus dependentes sozinhos.
  5. Promover a educação das crianças da comunidade.
  6. Salvaguardar os interesses sociais e culturais da comunidade.
  7. Apoiar as actividades desportivas e recreativas dos seus membros.
  8. Defender a comunidade sempre que necessário contra qualquer injustiça, social, cultural, económica ou religiosa.
  9. Responder às necessidades dos membros, de acordo com decisão da assembleia geral.

 

  1. AFILIAÇÃO
    1. Todos os Burghers, homens e mulheres, seja qual for o estado civil, com mais de 18 anos podem ser membros. No caso de casamentos mistos, apenas o marido, originário da comunidade Burgher pode ter acesso à afiliação. Os filhos de casamentos mistos têm direito a ser membros, mas apenas se o pai for originário da comunidade Burgher.
    2. Nenhuma pessoa estranha à comunidade pode ser membro desta associação.
    3. As viúvas casadas com pessoas exteriores à comunidade não têm direito de afiliação. Apenas Burghers católicos têm direito de voto nas assembleias. Os membros não católicos têm direito à afiliação e a expressar as suas opiniões.
    4. No caso de casamentos mistos em que o noivo não é Burgher, o grupo musical não pode executar a música tradicional.
    5. No caso de casamentos mistos, se o noivo é um Burgher e a noiva não é, ela pode dançar as danças tradicionais, mas não os membros da suas família ou qualquer outra pessoa não Burgher. O grupo musical pode estar presente na boda.
    6. Qualquer Burgher que necessite da participação do grupo musical terá de preencher o formulário, que é disponibilizado pelos Presidentes das respectivas áreas e seguir as orientações que estão contidas no impresso e que especificam: “O preenchimento deste formulário supõe o conhecimento de que nenhum membro de outra comunidade que não a dos Burghers pode dançar em qualquer cerimónia as músicas que são representativas da cultura Burgher. Se esta regra for violada, o grupo musical tem o direito de abandonar a cerimónia a qualquer momento, sem aviso, não podendo ser responsabilizado e não havendo lugar a devolução dos honorários. As mulheres devem usar um vestido ou uma saia e blusa, e os homens devem usar fato e gravata e sapatos para poderem dançar”.

 

  1. AFILIAÇÃO

Para obter a afiliação deve ser endereçada uma carta ao Comité de Gestão, que tem competência para recusar qualquer candidatura. Deve ser paga uma quota de 100 rúpias – para as viúvas, esse valor é de 50 rúpias.

Não é permitido atraso no pagamento das quotas por mais de seis meses consecutivos, excepto com consentimento do Comité.

O membro que estiver em falta no pagamento durante mais de seis meses perde a afiliação, a não ser que preencha um formulário solicitando a sua recuperação, pagando as quotas em atraso.

É interdito aos membros da União Burgher serem membros de outras associações cujos objectivos e finalidades estejam em conflito com os seus objectivos e finalidades, salvo a excepção consignada pela regra 9.

 

  1. FUNDOS

Os fundos da União deverão ser depositados em seu nome num banco, de acordo com o que for decidido pelo Comité Geral, e os levantamentos nessa conta deverão ser feitos através de cheques assinados por qualquer um dos seguintes dirigentes:

 

O Presidente ou, na sua ausência, o Vice-Presidente

O Tesoureiro ou, na sua ausência, o Assistente de Tesoureiro

O Tesoureiro deve poder ter em sua posse permanentemente, como fundo de maneio, uma quantia máxima de 5000 rúpias

Qualquer despesa suportada por esta conta deve ser aprovada pelo Comité de Gestão.

 

  1. DA UNIÃO BURGHER
  2. O Comité Geral da União Burgher deve ter a seguinte constituição:
  3. Um Presidente
  4. Um Vice-Presidente
  5. Um Secretário
  6. Um Secretário-Assistente
  7. Um Tesoureiro
  8. Um Tesoureiro-Assistente
  9. Um Editor de notícias
  10. Um responsável pela área cultural
  11. Um responsável pela área da educação
  12. Um esponsável pela afiliação
  13. Um responsável pelo Desporto e Lazer
  14. Um responsável pelos Assuntos sociais
  15. Um responsável pela Auditoria
  16. No máximo, três membros de cada uma das áeas atribuídas: Presidente, Secretário e Tesoureiro.
  17. Um Guia espiritual (de preferência um prelado Burgher, residente em Battialoa)

 

  1. COMITÉ GERAL

 

  1. A gestão da União deve ser da responsabilidade do Comité Geral, eleita exclusivamente pela Assembleia Geral Anual.
  2. O Comité Geral reúne-se pelo menos de dois em dois meses para discutir os assuntos relacionados com a União.

 

 

  1. REGULAMENTO INTERNO
  2. A União ou o Comité Geral podem eleger comités com objectivos específicos. Terá o poder cooptar qualquer pessoa externa à União para o Comité Geral em caso de necessidade e até serem cumpridos aqueles objectivos.
  3. O Comité Geral pode designar comités especiais tendo em vista objectivos específicos. Esses comités especiais devem possuir o seu próprio secretário, designado pelo Comité Geral. Pode ser designado um membro externo ao Comité Geral até serem cumpridos esses objectivos.

 

  1. Deverão ser eleitos em cada área os respectivos comités, com um Presidente, um Secretário, um Tesoureiro e todos os outros cargos na Assembleia Geral Anual das respectivas áreas, os quais serão membros do Comité Geral. Em consequência, os membros dos Comités de Área podem ser designados através de consulta em cada área, em número que responda as necessidades de cada área ao longo do tempo, e com representação proporcional à composição populacional das áreas. Cada área deve ter pelo menos uma mulher entre os seus membros.

 

As Áreas previstas são:

  • Puliyanthivu, Puliyadikudah, Koddaimunai, Thandavanvely
  • Dutch Bar
  • Sinna Uppodai, Periya Uppodai
  • Koolavady, Mamangam, Karuvappankerny
  • Valaichenai, Eravur, Akkaraipattu, Kalmunai

 

  1. Estão incluídos Comités de área como Panichchaiyadi, Thannamunai, Eravur, Akkaraipattu, Kalmunai, Iruthayapuram, Karaitivu, Thannamunai, Trincomalee e qualquer novo comité com votação de dois terços do Comité Executivo (o Comité Executivo inclui: Presidente, Vice-Presidente, Secretário, Secretário-Assistente, Tesoureiro, Tesoureiro-Assistente e líderes dos sub-comités: Educação, Cultura, Finanças, Afiliação, Assuntos Sociais e Desporto e Lazer). Qualquer subscrição de fundos autorizada e colectada em nome da União deverá ser entregue imediatamente ao Tesoureiro Geral, ficando os Tesoureiros de Área com os respectivos recibos.

 

  1. A alocação geral de fundos da União Burgher pode ser realizada, assim, em benefício dessas Comissões de Área, na proporção directa da representatividade social de cada área em termos de afiliação. O Tesoureiro de cada área é responsável pela submissão mensal da situação das contas ao Comité Geral. No caso de se verificarem irregularidades nas contas ou essa submissão não for feita, o Comité Geral poderá suspender o financiamento da área em falta até à Assembleia Geral seguinte.

 

  1. PODERES E DEVERES DOS DIRIGENTES

PRESIDENTE

Deverá haver no total dez reuniões, incluindo as 7 do Comité Geral e as 3 de cada distrito. O Presidente tem o dever de estar presente em todas juntamente com todos os outros membros.

A principal responsabilidade do Presidente é coordear as reuniões de uma forma cordial e de modo a produzir decisões que beneficiem a União Burgher.

É dever do Presidente assegurar que as decisões tomadas nas reuniões do Comité Geral e das outras comissões são implementadas em tempo útil, além de coordenar com o Secretário quem ficará responsável pelo escritório e pelo staff.

O Presidente também deverá assegurar os procedimentos para o eficaz funcionamento da UCB.

Sempre que forem convocadas reuniões, é dever do Presidente coordená-las e agir em coordenação com o Secretário para assegurar que os membros do Comité e outros responsáveis estão presentes.

Os responsáveis devem relatar o progresso das respectivas áres durante as reuniões do Comité Geral.

 

VICE-PRESIDENTE (Batticaloa)

Será responsável pelo Project Team, que deverá ser constituído imediatamente depois da Assembleia Geral Anual. Este Project group terá a incumbência de desenhar novos projectos e de avaliar o seu progresso.

O Vice-Presidente também deve trabalhar em conjunto com o responsável pela área da Afiliação de forma a contruir um relacionamento com não-membros da UCB e de os trazer para a União, no distrito de Batticaloa.

O Vice-Presidente deve auxiliar também o Presidente, nas suas funções nas reuniões do Comité Geral, a tomar decisões.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

Quando o Presidente não estiver presente nas reuniões, a responsabilidade de presidir pertence ao Vice-Presidente.

 

VICE-PRESIDENTE (Ampara)

Será o responsável por presidir às reuniões distritais, identificar os problemas e abordá-los nas reuniões do Comité Geral. Incentiva o Secretário Assistente do distrito de Ampara a angariar novos membros e a organizar reuniões no distrito para dar a conhecer aos Burghers locais a UCB e as suas actividades e objectivos. Será responsável pelo apoio ao responsável pelas afiliações e ao Secretário Assistente para formarem novas áreas onde seja necessário e para fortalecerem os Comités de área e promoverem o seu papel.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

Quando o Presidente não estiver presente nas reuniões, a responsabilidade de presidir pertence ao Vice-Presidente.

 

Vice-Presidente (Trincomalee)

Será o responsável por presidir às reuniões distritais, identificar os problemas e abordá-los nas reuniões do Comité Geral. Incentiva o Secretário Assistente do distrito de Trincomalee a angariar novos membros e a organizar reuniões no distrito para dar a conhecer aos Burghers locais a UCB e as suas actividades e objectivos. Será responsável pelo apoio ao responsável pelas afiliações e ao Secretário Assistente para formarem novas áreas onde seja necessário e para fortalecerem os Comités de área e promoverem o seu papel.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

Quando o Presidente não estiver presente nas reuniões, a responsabilidade de presidir pertence ao Vice-Presidente.

 

SECRETÁRIO

O Secretário tem a responsabilidade de ler as minutas das reuniões para aprovação dos dirigentes e nas reuniões do Comité Geral. Deve assegurar também a ligação entre o Secretário Geral e o Comité Geral. Deve cooperar com o Secretário Geral e os membros do Comité Geral. Responde perante o Comité Geral e será o responsável pelo staff. Deve garantir a efectivação das tarefas a tempo e verificar se as decisões tomadas durante as reuniões são implementadas.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

 

Secretário Assistente (Batticaloa)

A sua principal responsabilidade é agir em coordenação com os doadores e angariar novos beneméritos para a UCB. Deve manter uma articulação próxima com os doadores e uma eficaz comunicação entre eles e o Secretário, assim como com o Secretário Geral. Deve trabalhar estreitamente, também, com o novo project team e garantir que os doadores recebam atempadamente informação sobre os resultados.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

Quando o Secretário não estiver presente nas reuniões, a responsabilidade de presidir pertence ao Secretário Assistente.

 

Secretário Assistente (Ampara)

A sua principal responsabilidade é trabalhar em estreita articulação com o Vice-Presidente do distrito de Ampara e o responsável da área de Afiliação para organizar reuniões distritais, angariar novos afiliados e assegurar o funcionamento eficaz dos comités do seu distrito. Como está baseado na sua área, a sua responsabilidade será também identificar os não-membros da UCB e disponibilizar-lhes esclarecimento sobre o papel e os objectivos da União, em colaboração com o responsável pelas Afiliações.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

Quando o Secretário não estiver presente nas reuniões, a responsabilidade de presidir pertence ao Secretário-Assistente.

 

Secretário Assistente (Trincomalee)

A sua principal responsabilidade é trabalhar estreitamente com o Vice-Presidente do distrito de Trincomalee e com o responsável pelas Afiliações na organização de reuniões distritais, angariar novos afiliados e assegurar o funcionamento eficaz dos comités no seu distrito. Como está baseado na sua área, a sua responsabilidade será também identificar os não-membros da UCB e disponibilizar-lhes esclarecimento sobre o papel e os objectivos da União, em colaboração com o responsável pelas afiliações.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

Quando o Secretário não estiver presente nas reuniões, a responsabilidade de presidir pertence ao Secretário-Assistente.

 

 

 

Tesoureiro

Será o responsável pelas finanças e assuntos relacionados. É da sua responsabilidade manter a contabilidade com o apoio do Tesoureiro Assistente e o staff do escritório. Deve coordenar com o Secretário os assuntos relacionados com pagamentos, incluindo os pagamentos ao staff.

Deve assegurar que a prestação de contas aos doadores seja feita atempadamente.

Tem também a responsabilidade de garantir que as transacções financeiras são efectivadas a tempo.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

 

Tesoureiro Assistente (Batticaloa)

A sua principal responsabilidade é apoiar o Tesoureiro e o staff no funcionamento eficaz do escritório no que se refere a questões financeiras. Em caso de ausência do Tesoureiro, deverá substituí-lo nas suas funções.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

Quando o Tesoureiro não puder estar presente nas reunões, deverá ser o Tesoureiro Assistente a assumir as suas funções.

 

Tesoureiro Assistente (Ampara)

A sua principal responsabilidade é agir em coordenação com o Tesoureiro e com os Comités de Área em todas as questões financeiras e dar-lhes apoio.

Deve participar em todas as reuniões organizadas no distrito de Ampara e nas assembleias gerais de comités da UCB.

Quando o Tesoureiro não puder estar presente nas reunões, deverá ser o Tesoureiro Assistente a assumir as suas funções.

 

Tesoureiro Assistente (Trincomalee)

A sua principal responsabilidade é estar em comunicação com o Tesoureiro e com os Comités de Área em todas as questões financeiras e dar-lhes apoio.

Deve participar em todas as reuniões organizadas no distrito de Trincomalee e nas assembleias gerais de comités da UCB.

Quando o Tesoureiro não puder estar presente nas reunões, deverá ser o Tesoureiro Assistente a assumir as suas funções.

 

Editor de notícias

A sua princial tarefa é reunir informação de todos os dirigentes, dos líderes dos Comités de área e dos beneficiários da UCB, e publicá-las nas newsletters dos meses de Maio e Dezembro. Pode ter o apoio do staff do escritório para compilar a informação. O seu trabalho será coordenar as pessoas que podem ser as fontes de informação.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

 

Comité de Educação (Responsável)

A sua principal tarefa será trabalhar no actual programa de educação. Será também responsável pelo Comité de monitorização e avaliação da sua área de trabalho. Será responsável pela articulação entre o Secretário e o Secretário Assistente. Todos os emails enviados por ele deverão ser encaminhados para para todos os membros da administração.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

 

Auditor (Responsável)

Será responsável por criar procedimentos e regulamentos para todas as funções financeiras da UCB e usará esses utensílios para as tarefas de auditoria. Estes novos procedimentos e regulamentos deverão estar escritos e apresentados à reunião do Comité Geral para aprovação antes do mês de Fevereiro. Terá a responsabilidade da auditoria interna.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

 

Comité de Cultura (Responsável)

Será responsável pela preservação da cultura e das tradições dos Burghers. Os grupos musicais, em particular, ficam sob a sua responsabilidade. Terá de coordenar ambos os grupos musicais e o seu papel efectivo na UCB. Os procedimentos estabelecidos para os grupos musicais devem ser implementados e qualquer inciativa relacionada com cultura e tradição devem obter a sua aprovação.

  1. Aulas de de Língua Portuguesa em todas as áreas
  2. Formação de grupos musicais em todas as áreas e aulas de música
  3. Formação em orações fúnebres em todas as áreas
  4. Lições de dança em todas as áreas
  5. Serviços matrimoniais e colecta de informação para esse fim

Todas as actividades acima mencionadas estão sob a tutela da Cultura. É sua responsabilidade fazer funcionar o sistema e, também, pensar de forma criativa e inovadora, de forma a implementar novos sistemas em benefício dos Burghers.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

 

Comité do Bem-estar Social (Responsável)

A sua função é cuidar do bem-estar social dos Burghers.

1.Deve trabalhar no sentido de reunir informação para o “Fundo de apoio a funerais” e fazer o sisema funcionar.

  1. Reunir informação sobre jovens desempregdos e providenciar-lhes regularmente um workshop, assim como encontrar oportunidades de emprego entre os contactos disponíveis.
  2. Deve pensar de forma criativa e inovadora e implementar um sistema que possa trazer benefícios aos Burghers.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

 

Afiliação (Responsável)

A sua tarefa é trabalhar com todos os actuais Comités de área de forma a incentivá-los a trazer para a UCB todos os Burghers. Deve também criar Comités de área onde habitem Burghers. Deve visitar regularmente diferentes áreas, estabelecendo um relacionamento com os habitantes e esclarecendo-os sobre as funções da União Burgher.

Os dirigentes devem fornecer informação sobre a evolução das respectivas áreas durante as reuniões do Comité Geral.

 

Desporto e Lazer (Responsável)

A sua tarefa é organizar e orientar clubes desportivos e actividades recreativas que representem a UCB, designando assistentes para o apoiar se necessário, com a autorização do Comité Geral.

  1. Reuniões

Assembleia Geral Anual: A Assembleia Geral Anual da União Burgher deve ser realizada regularmente todos os anos, de preferência no mês decidido pelo Comité Geral. A agenda deve seguir a seguinte ordem:

Leitura das minutas da última Assembleia Geral Anual.

Aprovação dessas minutas.

Discussão de assuntos a partir das minutas.

Relatório do Secretário.

Auditoria do estado das contas de Tesouraria.

Aprovação das contas pela Assembleia Geral.

Apresentação da lista de património da União.

Discurso do Presidente.

Eleição do Presidente da Mesa da Assembleia Geral.

Eleição dos novos dirigentes e membros dos comités.

Auditorias

Decisões relativas a outros assuntos

A auditoria do estado das contas deve circular entre os membros antes da Assembleia juntamente com a convocatória para o evento.

Reunião Geral Especial: A convocação de uma Reunião Geral Especial pode ser agendada pelo Presidente ou através do preenchimento de um formulário pelo mínimo de um terço da totalidade dos membros da União Burgher, devendo ser especificado o assunto a ser discutido na referida reunião.

 

Reunião de Emergência: O Presidente – ou na sua ausência o Vice-Presidente – tem o poder para agendar uma reunião de emergência, geral ou dos comités para um prazo de 72 horas.

Sempre que possível, todas as reuniões da União Burgher devem ser efectuadas em Português ou Inglês.

  1. Aviso de convocação das reuniões:

As reuniões gerais devem ser convocadas com um mínimo de antecedência de duas semanas, e as do Comité com o mínimo de uma semana.

  1. PROPOSTA DE DELIBERAÇÃO

O Secretário deve ser informado com pelo menos uma semana de antecedência sobre qualquer proposta de deliberação a apresentar à Assembleia; para apresentação à reunião do Comité, o prazo é fixado em cinco dias.

  1. QUORUM

O Quorum para qualquer Reunião Geral deve ser de cinquenta ou, pelo menos um terço do total dos membros, além de três office Bearers; o Quorum para as reuniões do Comité Geral deve ser de nove participantes, incluindo 3 dirigentes.

  1. DESTITUIÇÃO DE DIRIGENTES

Nenhum dirigente pode ser destituído do cargo, excepto numa reunião do Comité Geral especialmente convocada para o efeito.

  1. CANCELAMENTO DE CARGO
  2. Qualquer dirigente ou membro eleito para o Comité Geral que falte, sem justificação prévia apresentada ao Secretário, a três reuniões consecutivas do Comité deve cessar a condição de membro do Comité e perderá a possibilidade de eleição ou re-eleição no ano em ocorrer a cessação.
  3. No caso da cessação ao abrigo da cláusula 17, ou por morte, resignação ou expulsão, a vaga resultante deve ser preenchida por alguém escolhido pelo Comité Geral, entre a lista de membros da União Burgher, após a obtenção de aprovação escrita. Os membros eleitos devem permanecer no seu cargo até que os seus sucessores sejam eleitos na Assembleia Geral seguinte.
  4. Um membro que não tenha sido membro do Comité de área não é elegível para ser membro do Comité Geral.
    1. Todos os actuais Comités de área deverão realizar Assembleias Gerais (anuais) antes do final de Fevereiro de cada ano, convidando todos os membros do Comité Geral.
    2. Os Comités de área devem realizar reuniões mensais e submeter as minutas das reuniões ao Secretário da União Burgher, com a folha de presenças assinada pelos participantes.
  • Os representantes de área que participem nas reuniões mensais da União Burgher deverão levar as cópias das minutas e partilhar a informação com os membros do Comité de área.
  1. Os formulários de nomeação apresentados ao Comité Geral serão rejeitados no caso de algum membro não ter participado em 9 reuniões realizadas pelo Comité de área.
  2. A União Burgher não providenciará em nenhuma circunstância qualquer ajuda a um membro que não participe nas reuniões do Comité de área.
  3. Os representantes de área devem também partilhar com o Comité Geral a informação discutida nas reuniões do Comité de área.
  • Devem ser submetidos dados sobre todos os membros à União Burgher todos os anos antes do final de Fevereiro pelos responsáveis de área.
  • As datas das reuniões dos Comités de área devem ser comunicadas ao Presidente da União Burgher com uma semana de antecedência.
  1. Os membros do Comité Geral devem visitar todos os Comités de área e encontrar-se com todos os membros das áreas presentes nas reuniões do Comité de área.
  2. LEIS RELIGIOSAS

As decisões do guia espiritual devem prevalecer em todos os assuntos relacionados com as leis religiosas.

 

  1. MUDANÇAS DE COMITÉ

O Secretário e o Tesoureiro cessantes devem entregar todos os documentos, verbas e livros da União Burgher em seu poder, no prazo de duas semanas depois da Assembleia Geral Anual, aos seus sucessores nos cargos. Pode ser accionada uma acção legal contra os dirigentes que não cumprirem essa obrigação.

  1. LEITORES EM SERVIÇOS FÚNEBRES

Podem ser nomeados leitores com a finalidade de serem lidas orações durante os serviços fúnebres de membros ou seus dependentes.

 

  1. ALTERAÇÃO DAS REGRAS E INTERPRETAÇÃO

No caso de qualquer questão relacionada com os Estatutos, ou deles omissa, ou relativa à interpretação das regras, prevalece a decisão da Assembleia Geral. Os Estatutos da União Burgher apenas podem ser alterados no âmbito das reuniões gerais por uma maioria de dois terços dos presentes. Todos os membros devem votar pessoalmente.

 

  1. OMISSÕES

Todas as questões omissas devem ser reguladas temporariamente pelo Comité Geral, dependendo a decisão final da Assembleia Geral da União seguinte.

 

  1. PADRES E FREIRAS BURGHER

Padres, Irmãos e Freiras da comunidade Burgher deverão ser tratados como membros honorários da União Burgher. Têm direito a voto na Assembleia Geral Anual e na Assembleia Geral Especial.

 

Os presentes Estatutos foram adoptados durante a Assembleia Geral Especial realizada no dia 26 de Favereiro de 1989 e a última alteração teve lugar no dia 18 de Janeiro de 2015.

                                                                                                               

 

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